podsumowania

Czy zastanawiałeś się kiedyś, jak to się dzieje, że planujesz, stawiasz sobie cele, a mimo wszystko nie udaje Ci się ich zrealizować? Każdy z nas ma na swoim koncie jakieś niewypełnione zadania lub też cele, które wzbudziły w nas wiele negatywnych emocji zanim udało się je osiągnąć.

Jak się okazuje, nie wystarczy wyznaczenie celu i zaplanowanie jego realizacji. Nawet jeżeli zabierzesz się ochoczo do działania, ciągle nie masz gwarancji, że się uda. Co zatem możesz zrobić?

Jak zwiększyć prawdopodobieństwo sukcesu

Osiągnięcie określonego celu wymaga systematycznego i konsekwentnego monitorowania postępów. Dzięki temu, możliwa jest o wiele szybsza reakcja, modyfikacja wstępnych założeń, wprowadzenie zmian w planie ich realizacji, a tym samym, większe prawdopodobieństwo sukcesu.

Chcesz skutecznie monitorować swoje postępy? Wykonuj systematyczne podsumowania!

Zastanów się przez chwilę, jak wygląda Twój dzień lub tydzień. Czy Ty również należysz do grupy osób, które odczuwają satysfakcję wykreślając kolejne zadania z listy „to do”? A czy zdarza Ci się, że w codziennej pracy skupiasz się na zadaniach tak mocno, że zapominasz dlaczego je wykonujesz – co jest Twoim celem? Warto zatrzymać się na chwilę i zastanowić, czy zadania, które realizujesz, są kluczowe i konieczne. Szkoda byłoby pracować nad czymś, co jest zbędne i tylko zajmuje nasz czas. Aby tego uniknąć, warto rozpocząć robienie rzetelnych podsumowań, wyciąganie z nich wniosków i wdrażanie zmian.  

Nie ma nic bardziej bezsensownego niż efektywna praca nad zadaniem, którego w ogóle nie powinno się wykonywać

Peter Drucker

Może czytając ten tekst przyszło Ci do głowy: „Nie mogę sobie pozwolić na marnowanie czasu na robienie podsumowań. Jestem zbyt zajęty”. Ja natomiast powiem przekornie: Jeżeli chcesz pracować efektywnie – nie możesz sobie pozwolić na to, aby ich nie robić!

Jak sprawdziłam to w praktyce

Od zawsze byłam osobą aktywną. Każdy mój dzień był wypełniony szeregiem zadań – czasami zupełnie ze sobą nie powiązanych. Podążałam za swoimi pasjami, garściami brałam to, co pozwalało mi się rozwijać, poznawać nowe osoby, zdobywać ciekawe doświadczenia. Sprawiało mi to wiele przyjemności.

Jednym z największych wyzwań, jakie zaczęłam dostrzegać był wybór tego, co jest dla mnie naprawdę kluczowe. Pojawiało się wiele projektów, w których chciałam brać udział. Każdy z nich wydawał się interesujący, ale mój czas był coraz bardziej ograniczony. To był moment, kiedy musiałam nauczyć się lepiej zarządzać swoim czasem. To jednak nie było wystarczające.  Musiałam również zacząć w pełni świadomie podejmować decyzje o tym, które aktywności są dla mnie priorytetowe i nauczyć się, w jaki sposób skutecznie realizować cele – zarówno te związane z projektami, w których uczestniczyłam, jak i moje prywatne. Nadeszła pora, aby przejąć kontrolę nad codziennymi zadaniami.

Jak zaczęłam panować nad swoim systemem pracy

Wiedziałam, że muszę zwiększyć swoją skuteczność. Zaczęłam bardziej świadomie planować pracę i notować swoje postępy. Analizowałam, co mnie motywuje i kiedy udaje mi się prawdziwie skutecznie realizować postawione zadania. Doszłam do kilku wniosków:

  • Znacznie skuteczniej realizuje cele wynikające z moich wewnętrznych motywacji, niż te wynikające z potrzeby zadowolenia kogoś z mojego otoczenia. Cel musi być zgodny ze mną i z moimi wartościami.
  • Lubię pracować tak, aby coś osiągnąć, a nie aby uniknąć kary: skutecznie i z dużym zaangażowaniem realizuję cele, które doprowadzą mnie do lepszego miejsca. O wiele gorsze efekty przynosi mi realizacja celów, które są motywowane strachem i chęcią uniknięcia negatywnych konsekwencji.
  • Lubię zmierzać do jasno postawionego i uzasadnionego celu. Cel ten może być odległy, ambitny. Ważne aby powodował u mnie uśmiech i chęć natychmiastowego ruszenia do działania.
  • Aby skutecznie zrealizować cel, niezbędne jest dla mnie wyznaczenie małych kroków, które mnie do tego doprowadzą. Są mniej emocjonujące, ale bliskie i zrozumiałe. Jestem w stanie określić, kiedy muszę je wykonać, w jaki sposób i co jest mi do tego potrzebne. Rozumiem, że są częścią szerszego planu.
  • Małe sukcesy, postępy w realizacji zadań dają mi siłę do działania i masę motywacji.
  • Sposób realizacji danego celu bardzo często ulega zmianie w trakcie – dlatego: często sprawdzam, testuję, monitoruję i koryguję kurs 🙂

Co jeszcze zaobserwowałam?

Monitorowanie moich postępów oraz świadoma obserwacja bieżących działań powoduje, że moja „lista sukcesów i zrealizowanych zadań” robi się coraz dłuższa.

Istnieje wiele sposobów mierzenia postępów. Ja postanowiłam postawić się na systematyczne przeglądy i podsumowania. Zobacz sam!

4 etapy monitorowania postępów

1. Śledź swoje codzienne postępy –  da Ci to dodatkową motywację do działania

Codziennie pod koniec dnia zarezerwuj dla siebie 15 minut. Zacznij od przejrzenia zaplanowanych na dany dzień zadań. Sprawdź, czy wszystko poszło zgodnie z planem, przypomnij sobie, co istotnego wydarzyło się w ciągu dnia i odpowiedz na pytania:

  • Dlaczego wykonywałem te zadania? Czy wszystkie były dla mnie ważne?
  • Co mi się dziś udało? Z czego jestem zadowolony?
  • Czy są jakieś obszary, które wymagają poprawy?

Najważniejsze wnioski zapisz w dzienniku (lub innym miejscu, w którym możesz systematycznie robić notatki i łatwo  do nich wrócić). Przelanie na papier krążących w głowie myśli pozwoli Ci spokojniej zakończyć dzień i odpocząć. Pamiętaj, aby zwrócić uwagę na swoje małe sukcesy. Doceń to, co udało Ci się osiągnąć!

Następnego dnia rano, przed rozpoczęciem pracy, przeanalizuj zaplanowane zadania. Przejrzyj bieżące projekty, aby upewnić się, że o niczym nie zapomniałeś. Jeżeli pojawiły się jakieś dodatkowe przemyślenia, zapisz je w dzienniku.

2.  Rób cotygodniowe podsumowania – poprawi to Twoją organizację pracy

Pod koniec każdego tygodnia zarezerwuj sobie godzinę na zamknięcie minionego tygodnia i rozpoczęcie nowego.

PODSUMUJ:

  • Przejrzyj zadania z całego tygodnia.
  • Przeczytaj notatki z minionego tygodnia, zapisane w swoim dzienniku.
  • Przejrzyj kalendarz.
  • Sprawdź stan wszystkich bieżących projektów.

Upewnij się, że wszystkie ważne zadania zostały wypełnione. Jeżeli nawet zdarzyło się, że tydzień nie przebiegł do końca zgodnie z planem, przegląd pomoże Ci w nadrobieniu zaległości oraz w wykreśleniu zadań, które nie są kluczowe w realizacji danego celu.

ZAPLANUJ:

  • Przeanalizuj zadania zaplanowane na kolejny tydzień, wprowadź dodatkowe, jeżeli takie się pojawiły.
  • Przejrzyj listę nadchodzących spotkań, zadbaj o to, żeby nie kolidowały z innymi Twoimi zadaniami. Zoptymalizuj czas, który na nie zarezerwowałeś.
  • Upewnij się, że bieżące projekty przebiegają zgodnie z planem i nie wymagają wprowadzenia pilnych zmian.

Zadbaj o odpoczynek i regenerację w trakcie weekendu 🙂

3. Przeprowadzaj comiesięczne podsumowania – pozwoli Ci to utrzymać kontrolę nad bieżącymi projektami oraz pokaże na ile efektywnie realizujesz długoterminowe cele.

Miesiąc to okres na tyle długi, że jesteś w stanie spojrzeć szerzej na swoją efektywność oraz konsekwencję w realizacji celów. Jest to również czas wystarczający na to, by podsumować swoje zaangażowanie w poszczególne projekty i obszary życia, a także spisać najważniejsze sukcesy i niepowodzenia.

W trakcie comiesięcznego podsumowania odpowiedz sobie na pytania:

  • Co ważnego wydarzyło się w minionym miesiącu?
  • Z czego jestem zadowolony?
  • Co się nie udało?
  • Czego się nauczyłem? Co zrobiłem dla swojego rozwoju i jaki przyniosło to efekt?
  • Czy spróbowałem czegoś nowego?
  • Co zrobiłem, aby zadbać o swoje zdrowie i samopoczucie?
  • W jaki sposób pracowałem nad moimi relacjami z bliskimi?
  • Co chciałbym powtórzyć, a co zmienić w kolejnym miesiącu?

Przeprowadzenie miesięcznego podsumowania wzmacnia chęć dalszej realizacji postawionych celów. Pokaże Ci, w jakim miejscu się znajdujesz. Pozwoli Ci wprowadzić modyfikacje jeśli w trakcie miesiąca zaniedbałeś któryś z obszarów lub zaistniały duże zmiany. Pamiętaj, aby również tym razem zwrócić uwagę na swoje małe i duże sukcesy. Na pewno sporo udało Ci się w tym czasie osiągnąć, doceń to!

Dodatkowo:

  • Koniecznie przeczytaj swoje roczne cele i założenia
  • Upewnij się, że bieżące projekty przebiegają zgodnie z planem.

Pomoże Ci to lepiej zaplanować kluczowe cele i przebieg pracy w kolejnym miesiącu.

4. Wykonuj roczne przeglądy i podsumowania – zmotywuje Cię do refleksji nad minionymi miesiącami oraz ułatwi planowanie kolejnego roku. Dodatkowo zobaczysz jak wiele zrobiłeś – bardziej docenisz siebie i swoją pracę w minionych miesiącach.

Na podsumowanie roczne zarezerwuj sobie więcej czasu. Przynajmniej 3-4 godziny. Zacznij od przeczytania swojego dziennika i przeanalizowania comiesięcznych podsumowań. Odpowiedz sobie na dodatkowe pytania. Możesz wybrać je z poniższej listy lub przygotować swoje własne.

Przykładowe pytania:

  • Z czego jestem zadowolony? Co się udało? Co miało największy wpływ na odniesiony sukces?
  • Co się nie udało? Dlaczego? Co mogę zrobić, aby w przyszłości poszło mi lepiej?
  • Czego się nauczyłem? Czy wprowadziłem w swoim życiu jakąś wartościową zmianę?
  • Co koniecznie muszę zmienić, a co chciałbym kontynuować w nadchodzącym roku?

Pamiętaj aby przez cały czas robić notatki  – zapisuj najważniejsze wnioski i zastanów się jak możesz je wykorzystać.

W następnym kroku zajmij się planowaniem celów, które zrealizujesz w nowym roku: wyznacz duże, ambitne cele i jeśli to możliwe, od razu zastanów się jak możesz je rozbić na mniejsze przedziały czasowe – miesiące, a nawet tygodnie. Pozwoli Ci to zwiększyć prawdopodobieństwo ich realizacji.  

WAŻNE: Pamiętaj, aby podsumowywać zarówno postępy zawodowe jak i prywatne. Czasami jesteśmy tak bardzo skupieni na pracy, że zapominamy o drugim – równie ważnym obszarze – naszym życiu prywatnym. Warto pamiętać, że aby skutecznie prowadzić firmę, trzeba zadbać o pozostałe sfery życia: dobre samopoczucie, zdrowie, czy relacje z bliskimi.

Czy zawsze udaje mi się robić podsumowania?

NIE. Przyznaję, że zdarzają mi się słabsze dni, kiedy pomijam ten punkt dnia. Ważne jest jednak, aby być zmotywowanym i konsekwentnym w swoim postanowieniu i dążyć do regularności. Zauważyłam, że z każdym dniem, tygodniem, miesiącem, nawyk podsumowywania, a tym samym również planowania, jest we mnie coraz silniejszy, wręcz naturalny. Mam coraz większą potrzebę śledzenia postępów. A co najważniejsze – dostrzegam efekty!

Jest to dla mnie bardzo ważne, szczególnie od czasu, kiedy podjęłam decyzję o tym, że zostanę przedsiębiorcą 🙂 Aby się do tego przygotować, musiałam w sobie wyrobić wiele nowych, dobrych nawyków. Zdaję sobie sprawę z tego, że efekty mojej pracy przekładają się na efekty firmy. O tym dlaczego i jak warto pracować nad sobą i swoją firmą możesz dowiedzieć się z kursu “Zbuduj mocne fundamenty biznesu”. Kliknij w baner poniżej i dowiedz się więcej.

Dlaczego uważam, że warto mierzyć swoje postępy poprzez podsumowania

Robienie systematycznych i rzetelnych podsumowań wpływa na:

  • Zwiększenie świadomości

Większa świadomość tego na jakim etapie realizacji celów jesteś, spowoduje wzrost Twojej decyzyjności. Jeżeli nie mierzysz postępów, trudno będzie Ci cokolwiek poprawić, bo nie będziesz wiedział, co jest do poprawienia.  

  • Zmniejszenie rozproszenia

Dobra analiza pozwala Ci zrozumieć, które działania są ważne i na co powinieneś poświęcić najwięcej czasu, a w których obszarach poprosić o pomoc. Pamiętaj – nie wszystko musisz robić sam!

  • Zwiększenie motywacji

Spojrzenie wstecz na odniesione małe i duże sukcesy pozwoli Ci docenić Twoją pracę. Zobaczysz, jak wiele udało Ci się osiągnąć, jak się rozwijasz. Będziesz widział, że Twoja praca ma sens i przynosi efekty – podtrzymasz w ten sposób motywację do dalszego działania.

  • Zwiększenie skuteczności realizacji celów

Jeżeli jesteś świadomy sytuacji, w której się znajdujesz, skupiony na realizacji celu, a do tego zmotywowany – Twoja skuteczność znacznie wzrasta!

Jak zacząć?

Jeżeli temat podsumowań jest dla Ciebie czymś zupełnie nowym, a w dodatku przeraziła Cię ilość działań do wykonania – nie martw się! Zacznij powoli i wdrażaj kolejne etapy małymi krokami. Zacznij na przykład od codziennych podsumowań. Zarezerwuj sobie każdego dnia 15 minut, przeanalizuj wykonane zadania. Odpowiedz sobie na pytania:

  • Co mi się dzisiaj  udało? Z czego jestem zadowolony, dumny?
  • Co można zrobić lepiej następnym razem? Jakie wyciągnąłem wnioski?
  • Czy zadania, którymi się zajmowałem są dla mnie ważne? Czy wolałbym poświęcić więcej czasu na coś innego? Jak mogę to osiągnąć?
  • Co będzie moim priorytetem jutro? Jakie zadania muszę wypełnić? Co jest moim głównym celem?

Nie musisz od razu odpowiadać na wszystkie. Zacznij od zadawania sobie małych pytań i pozwól, aby w Twoim życiu zachodziły coraz większe zmiany. Pracuj nad swoją systematycznością, stopniowo rozszerzaj proces podsumowywania swoich postępów i stawaj się coraz bardziej efektywny.

Powodzenia!PS. Jeżeli chciałbyś dowiedzieć się więcej na temat planowania i skutecznego realizowania celów, przeczytaj również artykuł “Sprawdź dlaczego nie realizujesz swoich celów