multitasking

Czy słyszałeś o multitaskingu? Założę się, że tak! Wielozadaniowość jest dziś w modzie i w cenie. No właśnie, czy na pewno?

Pojęcie wielozadaniowości przeniknęło do obszaru zarządzania z technologii. Gdy odczuliśmy dobrodziejstwa płynące z faktu, że maszyny prowadzą wiele procesów jednocześnie, zaczęliśmy się zastanawiać, czy w taki sam sposób można zoptymalizować pracę ludzi. Multitasking stał się pożądany przez pracodawców, a kandydaci często chwalą się w swoim CV, że z łatwością potrafią wykonywać kilka zadań równolegle.

Wielozadaniowość to dziś chleb powszedni nie tylko w sferze życia zawodowego. Czy zdarza Ci się jednocześnie biegać na bieżni, słuchać podcastu i oglądać wyświetlane na ekranie w siłowni wiadomości? A gotować obiad, wieszać pranie i rysować z dzieckiem? A może masz w zwyczaju wieczorem rozmawiać z żoną, jednocześnie oglądając serial i odpisując na maile? No właśnie. Każdy z nas praktykuje multitasking.

Fala zachwytu ostudzona krytyką

Po fali zachwytów, jaka w ostatnich latach przeszła nad odkryciem wielozadaniowości, specjaliści od efektywności i zarządzania mocno studzą nastroje. Coraz częściej słyszy się, że wielozadaniowość jest pułapką w którą wpadamy, próbując nadążyć nad dzisiejszym tempem życia. Wydaje nam się, że łącząc kilka czynności robimy więcej, a w rzeczywistości, tracimy wiele czasu na tzw. “przełączanie się między wątkami” i narażamy się na płynące z rozproszenia i niedokładności błędy. Wielozadaniowość coraz częściej jest krytykowana przez zwolenników podejścia “Mindfulness” czyli uważności i pełnej obecności i zaangażowania w czynność wykonywaną w danym momencie.

Jeśli zastanawiasz się teraz, czy wykreślić wielozadaniowość ze swojego CV, czy może wpisać ją na samym szczycie listy swoich umiejętności – czytaj dalej! Obalimy dla Ciebie kilka mitów, którymi obrósł multitasking.

MIT 1 – Multitasking pozwala nam zrobić więcej w krótszym czasie.

Jeżeli w czasie spaceru słuchamy audiobooka, to rzeczywiście, oszczędzamy czas – jednocześnie spacerujemy i poznajemy treść książki. Ale jeżeli weźmiemy pod lupę sytuacje, gdy w tym samym czasie jesteśmy na spotkaniu służbowym, na laptopie aktualizujemy monitoring projektu a na telefonie odbieramy maile – sprawa wygląda zupełnie inaczej.

Nasza efektywność spada, gdy angażujemy mózg w podobne procesy poznawcze, mówiąc prościej – gdy naszą uwagę dzielimy pomiędzy podobne czynności. W opisanej sytuacji, uruchamiamy dodatkowo różne zmysły – słuch i wzrok. Nasze skupienie rozszczepiamy na 3 wątki: uważność na spotkaniu, dokładność w tworzeniu wykresu monitoringu i przetwarzanie informacji z wiadomości mailowych. Samo przeniesienie uwagi z jednego wątku na drugi zajmuje nam chwilkę. “Złapanie” się w kolejnym zadaniu to następne sekundy i obciążenie dla naszego mózgu. Badania wykazują, że na takie wędrowanie między wątkami tracimy aż 30% czasu, który przeznaczamy na jednoczesną pracę nad nimi.

Pozostaje jeszcze kwestia dokładności – multitasking obniża naszą uważność, dlatego o wiele łatwiej popełnić błąd, którego być może nawet nie zauważymy. Sam wiesz, ile czasu zajmuje poprawianie błędów 😉

MIT  2 – Umiejętność pracy w trybie multitaskingu podnosi wartość pracownika

Tak naprawdę, o tym, czy pracujemy efektywnie czy nie świadczą nasze wyniki, a nie sposób, w jaki do nich dojedziemy. Jeżeli ktoś dobrze radzi sobie z pracą w wielu zadaniach jednocześnie i realizuje dzięki temu swoje cele – świetnie. Ale ktoś inny, może osiągnąć to samo, nigdy nie próbując nawet multitaskingu. Jeżeli duża ilość zadań w toku Cię stresuje, odbieranie kilku bodźców na raz męczy, a presja czasu działa na Ciebie destrukcyjnie – wielozadaniowość nie jest dla Ciebie. Jeśli lubisz, jak dużo się dzieje, adrenalina płynąca z dużej ilości czynności do wykonania motywuje Cię do pracy – być może jesteś urodzonym multitaskingowcem.

MIT 3 – Każda forma multitaskingu wpływa niekorzystnie na naszą wydajność

Wspomnieliśmy o tym już przy obalaniu pierwszego mitu. Coraz częściej przeprowadza się badania, które dowodzą, że naszej wydajności nie sprzyja robienie kilku rzeczy jednocześnie i lepiej skupiać się na każdym zadaniu po kolei. Ale oczywiście nie możemy też demonizować zgubnego wpływu wielozadaniowości. Z pewnością nikt nie odczuł jeszcze negatywnych skutków prasowania przy oglądaniu serialu albo analizowania wyników projektu z muzyką w słuchawkach. Te zadania, realizowane równolegle, obciążają inne obszary naszego mózgu i dlatego nie stoją w sprzeczności z sobą. To samo tyczy się czynności, które wykonujemy odruchowo, bezrefleksyjnie. Z nimi śmiało możemy łączyć inne aktywności.

Tak czy inaczej, warto zwrócić uwagę na to, że jesteśmy “wiecznie zmęczeni”. Warto rozważyć, czy nie wynika to z tego, że jeszcze kilka lat temu po prostu jechaliśmy tramwajem, a teraz jednocześnie jedziemy, załatwiamy sprawy przez telefon, robimy zakupy on-line i czytamy najnowsze wiadomości ze świata.

Multitasking

Skoro znasz już plusy i minusy wielozadaniowości, czas na garść dobrych praktyk, które pomogą trzymać multitasking w ryzach.

Dobre praktyki

1. Grupuj zadania

Jeżeli widzisz, że wielozadaniowość Ci nie służy, postaraj się grupować swoje zadania według ich specyfiki. Odpisuj na maile np. dwa razy dziennie: godzinę rano i godzinę po południu. Możesz ustawić autoresponder, że w pilnych sprawach prosisz o telefon. Jeśli masz w planie pracę koncepcyjną – zgrupuj ją w jednym bloku. Tak samo jeśli chodzi o rozmowy telefoniczne. Jeśli w danym tygodniu masz kilka spotkań, postaraj się umówić je wszystkie w ciągu jednego dnia. Wyznacz sobie przerwy na kawę czy posiłki i nie zabieraj na nie laptopa ani telefonu służbowego.

2. Priorytetyzuj zadania i naucz się odkładania na później

Staraj się kontrolować swoje priorytety. Jeżeli masz do wykonania dwa kluczowe zadania danego dnia, a w międzyczasie wpadnie Ci kilka mniejszych, nie rób ich od razu. Zaplanuj w kalendarzu na później, po zakończeniu tego, co najważniejsze. Żeby nie obciążać pamięci tym, że musisz zrobić jeszcze to i tamto, zapisz dodatkowe zadania na kartce albo w aplikacji.

W ten sposób nie rozproszysz się i konsekwentnie będziesz realizował swoje cele.

Więcej o skutecznym wyznaczaniu sobie celów możesz przeczytać w naszym artykule “Sprawdź dlaczego nie realizujesz swoich celów”.

3. Pracuj nad asertywnością

Często negatywny wpływ  multitaskingu można zminimalizować przez…asertywność. Jeśli uda Ci się wypracować asertywną postawę i nie przyjmować wszystkich zadań, o które jesteś proszony – będzie Ci łatwiej się zorganizować. Asertywność nie zawsze musi oznaczać odmowę wykonania zadania. Możesz zadeklarować, że wykonasz je w innym terminie, zdelegować komuś, albo zwyczajnie odmówić zrobienia czegoś na “już”.

4. Ćwicz skupianie się na jednej rzeczy

Jeżeli masz już pewność, że wpadłeś w sidła wielozadaniowości i męczy Cię taki stan rzeczy, poćwicz skupianie się na jednej czynności, jaką wykonujesz. Możesz zacząć od tego, co najprostsze: pójść na spacer bez słuchawek w uszach, zjeść obiad bez serialu przed oczami. W pracy spróbuj techniki “pomodoro” pracy nad jednym zadaniem lub jego częścią nieprzerwanie przez 25 minut. Potem koniecznie zaplanuj krótki odpoczynek.

Wróg, czy przyjaciel?

Mamy nadzieję, że sam już wiesz, czy multitasking to Twój przyjaciel, czy wróg i masz własny pomysł na to, jak wykorzystywać tą technikę zarządzania zadaniami.

A jeśli masz ochotę na większą dawkę inspiracji, na weekend polecamy Ci książkę “Mózg. Podręcznik użytkowania”. Lekki styl, jakim posługuje się autor, sprzyja zrozumieniu skomplikowanych procesów, jakie zachodzą w naszym mózgu. A stąd już tylko krok do zrozumienia, dlaczego pewne działania obniżają naszą produktywność, a inne ją wzmacniają.

Życzymy Ci wielu fascynujących odkryć!

Do usłyszenia!
Marta 🙂